Wir möchten euch nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings und/oder Videokonferenzen durchzuführen (nachfolgend bezeichnet als „Online-Meetings“).

Das Tool bietet zudem die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen, Gespräche aufzuzeichnen, Chatinhalte abzuspeichern und je nach genutzter Version auch Gesprächsinhalte zu transkribieren und mittels künstlicher Intelligenz zu einem Gesprächsprotokoll zusammenfassen zu lassen.

Zoom ist ein Service der Zoom Communications Inc., San Jose, 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA. 

Verantwortliche/r

Datenschutzbeauftragter

Wer haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Diesen können Sie erreichen per E-Mail über Emailadresse kontakt@frankfurter-ring.de oder postalisch über Frankfurter Ring e.V., Gesellschaft zur Pflege der Philousia, Oeder Weg 43, 60318 Frankfurt.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwende Zoom, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn ich ein Online-Meeting aufzeichnen möchte, werden wir Ihnen das vor Beginn der Aufzeichnung transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird euch zudem in Zoom angezeigt und ein Hinweis seitens Zooms erfolgt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.

Zudem hat Zoom künstliche Intelligenz im Einsatz, welche es je nach Einstellung und Version ermöglicht Videotelefonate zu transkribieren und die wichtigsten Inhalte im Sinne eines Gesprächsprotokolls zusammen zu fassen. Wenn ich die Gesprächsinhalte transkribieren lassen, werde ich Ihnen das vorher transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Profil- und Teilnehmerinformationen: Informationen, die von einem Teilnehmer, der einem Meeting beitritt, zur Verfügung gestellt werden, z. B. Name, Anzeigename, Bild, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Berufsinformationen, angegebener Standort, Benutzer-ID oder andere Informationen, die vom Benutzer und/oder dessen Kontoinhaber bereitgestellt werden. Zudem ob der Teilnehmer über eine eigene Lizenz verfügt.
• Geräteinformationen: Informationen über die Computer, Telefone und andere Geräte, die bei der Interaktion mit Zoom Produkten und Dienstleistungen verwendet werden, wie z. B. Informationen über Lautsprecher, Mikrofon, Kamera, Version des Betriebssystems, Festplatten-ID, PC-Name, MAC-Adresse, IP-Adresse (die verwendet werden kann, um allgemein auf den Standort auf Stadt- oder Länderebene zu schließen), Geräteattribute (wie Version des Betriebssystems und Akkustand), WLAN-Informationen und andere Geräteinformationen (wie Bluetooth-Signale).
• Inhalt und Kontext aus Meetings, Webinaren, Messaging und anderen Funktionen für kollaboratives Arbeiten: Inhalte, die in Meetings, Webinaren oder Nachrichten generiert werden, die in Zoom Produkten und Dienstleistungen gehostet werden („Kundeninhalte“), darunter Audio, Video, Meeting-Nachrichten, Whiteboards innerhalb und außerhalb von Meetings, Chatinhalte, Transkriptionen, Transkriptbearbeitungen und -empfehlungen, Antworten auf vom Kontoinhaber/Host gesponserte Feedback-Anfragen nach Meetings oder Webinaren, Antworten auf Abstimmungen und Fragen und Antworten, Dateien sowie zugehöriger Kontext, wie z. B. Einladungsdetails, Name des Meetings oder des Chats oder Tagesordnung des Meetings. Je nach Einstellungen des Kontoinhabers, dem, was ich freigegeben habe, meinen Einstellungen und was ich in den Zoom Produkten und Dienstleistungen machen, können die Inhalte Stimme und Bild beinhalten.
• Informationen zur Nutzung von Meetings, Webinaren, Chat, Funktionen zum kollaborativen Arbeiten sowie der Website: Informationen darüber, wie Personen und deren Geräte mit Zoom Produkten und Dienstleistungen interagieren, wie z. B.: wann Teilnehmer einem Meeting beitreten und es verlassen; ob Teilnehmer Nachrichten versendet haben und mit wem sie Nachrichten austauschen; Leistungsdaten; Mausbewegungen, Klicks oder Aktionen (wie Stummschaltung/Aufhebung der Stummschaltung oder Video ein/aus), verwendete Funktionen (wie Bildschirmfreigabe, Emojis oder Filter) und andere Nutzungsinformationen und -kennzahlen.
• Bei Nutzung durch uns: eingeschränkte Informationen von den Diensten „Zoom Mail“ und „Zoom Calendar“
• Inhalte aus Integrationen von Drittanbietern: Ich als Benutzer kann über die Zoom-Anwendung auf E-Mail- und Kalenderdienste von Drittanbietern zugreifen, wenn ich diese integriere. Zoom hat hierauf teilweise Zugriff.

Weitere Informationen, welche Daten Zoom alles von euch verarbeitet, finden Sie hier: https://explore.zoom.us/de/privacy/.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings ist Art. 6 Abs. 1b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Steht weder ein Vertrag noch vorvertragliche Maßnahmen im Raum und haben Sie mir Ihre ausdrückliche Einwilligung zu dieser Datenverarbeitung erteilt, so ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (siehe Abschnitt Rechte als Betroffener). Sofern die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erfolgt und die Verarbeitung erforderlich und gesetzlich zulässig ist, beruht die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1c DSGVO. Darüberhinausgehend kann es unter begründeten Umständen auch sein, dass die Verarbeitung ggf. auf Art. 6 Abs. 1f DSGVO (berechtigtes Interesse) gestützt wird.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Zoom erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen meines Auftragsverarbeitungsvertrages mit Zoom vorgesehen ist.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, mir Ihre Einwilligung vorliegt oder ich zur Erteilung einer Auskunft befugt bin. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

• Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Staatsanwaltschaft, Polizei, Aufsichtsbehörden, Finanzamt) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
• Empfänger, an die die Weitergabe zur Vertragsbegründung oder -erfüllung unmittelbar erforderlich ist, wie z. B. Wirtschaftsauskunfteien.

Ort der Datenverarbeitung

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt.

Um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten, wurden mit Zoom, ein Auftragsverarbeitungsvertrag sowie zusätzlich als weiterführende Garantie sog. EU-Standardvertragsklauseln vereinbart. Zudem ist Zoom nach dem EU-US-Data Privacy Framework, einem Übereinkommen zwischen den USA und der Europäischen Union, aktiv zertifiziert (https://www.dataprivacyframework.gov/list). Das Übereinkommen soll sicherstellen, dass die europäischen Datenschutzstandards bei der Verarbeitung eingehalten werden. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung auf der Seite von Zoom, können der Datenschutzerklärung von Zoom (https://explore.zoom.us/de/privacy/) entnommen werden.

Andernfalls findet eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder an eine internationale Organisation nur statt, soweit dies zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, die Weitergabe gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie mir eine Einwilligung erteilt haben.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Zur Begründung, Erfüllung oder Durchführung der Geschäftsbeziehung sowie für vorvertragliche Maßnahmen nutze ich grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollte ich diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werde ich Sie hierüber gesondert informieren bzw. Ihre Einwilligung einholen, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Erforderlichkeit der Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten von Ihnen, erfolgt primär freiwillig auch für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Ich kann eine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen jedoch nur treffen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an mich wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitte ich um Verständnis dafür, dass ich ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch mich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Löschung von Daten

Ich lösche die von mir über Zoom erfassten Daten, sobald Sie mich zur Löschung auffordern, Sie Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt und keine anderen, vorrangigen Gründe gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen wie z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten dagegensprechen. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.